Ventajas y criterios para adquirir un software contable que se adapte a nuestras necesidades
Primero debemos tener claro qué es un software contable y qué es un programa de contabilidad.
Un programa de contabilidad es un programa para sistematizar,para hacer llegar la contabilidad de una forma sistemática y optimizar de la forma más eficiente posible simplificando las tareas de la contabilidad,en resumen, se va a encargar de llevar a cabo las tareas contables de una forma sistemática optimizada y de forma simplificada.
¿Qué ventajas tiene un software contable?
Por un lado nos va a facilitar aquellas tareas que son repetitivas y monótonas, nos va a ayudar a su realización. Debemos tener diferentes fórmulas que nos permita que estas tareas se simplifiquen, se hagan más fáciles. Por otro lado, también nos va permitir los cálculos aritméticos nos los haga el propio software contable cálculos de IVA, cálculos de sumas, balances de sumas y saldos. Nos los va a permitir realizar un software, lo cual evitara posibles errores(que en contabilidad son inevitables)nos facilitará que podamos encontrarlos con facilidad y de esta forma poder corregirlos. Por otro lado, como hemos dicho antes, muchos procesos también se van a realizar de forma automática, el paso del libro diario al mayor. Introduciremos normalmente los asientos en el libro diario y el software automáticamente nos cederá traspasar esos datos que hemos introducido en el libro diario al libro mayor,las cuentas de resultados, asientos de regularización de cierre de asiento de apertura… Todos estos asientos nos los va a permitir hacerlos automáticamente sin tener que introducir ni un solo dato, simplemente informarle de lo que queremos hacer y el propio programa se encargará de hacerlo por el mismo dado que son procesos que son procesos mecanicos y automáticos. El software contable nos va a facilitar esta tarea.
El programa va a hacer la vida mas fácil a un gestor contable,e hay mucha diferencia de llevar la contabilidad manual cómo se llevaba antiguamente a cómo se lleva en la actualidad.Nos ayudará a que el trabajo de gestor contable no sea tan tedioso y tan monótono como lo era en años anteriores.
¿Que criterios debemos tener en cuenta para encontrar un programa de contabilidad que se adapte a nuestras necesidades?
Existen 4 criterios que deberíamos tener en cuenta para encontrar el programa de contabilidad mas adecuado.El primer criterio sería el precio , el precio es muy importante dependiendo del tipo de empresa pues nos puede importar mas o menos que el precio sea mas o menos alto.
Hay softwares incluso que se pueden adquirir de formar gratuita y otros que tienen un coste,según las prestaciones que el propio programa te dé, tendrá un coste mayor o menor
Otro criterio es la posibilidad de funcionamiento en red, quizás si es una empresa pequeña no es necesario pero si por ejemplo lo necesitamos para el trabajo en una gestoría nos interesará que al propio programa se pueda acceder desde diferentes puestos en informática.Tendremos en cuenta también cuáles serán las prestaciones que un programa contable nos va a dar y eso nos hará decidirnos o decantarnos por un programa u otro.
Por ultimo,tendremos en cuenta los requisitos de hardware y de software según el sistema operativo que tengamos en el ordenador y según el ordenador que tengamos.Puede ser que haya programas contables que sean incompatibles con nuestro puesto informático, entonces es un criterio que también tenemos que valorar y considerar antes de adquirir el programa de contabilidad.
Es recomendable que antes de elegir un buen programa lo probemos durante un tiempo. Debería permitir acceder al programa o una demostración del mismo o una demo y que así podamos considerar sí ese programa se adapta a nuestras necesidades. Una vez adquieres el programa ya no hay vuelta atrás.
Las funciones básicas de un software son, por un lado, nos tiene que permitir buscar modificar y anular asientos, no sólo crearlo sino también facilitarnos la búsqueda, modificarlos y que sea posible eliminar los asientos y elaborar análisis de comprobación de sumas y saldos en cualquier momento de la situación contable de la empresa.
¿ Por qué el programa debería gestionar varias empresas ?
El programa nos debería permitir gestionar varias empresas y por supuesto elaborar las cuentas anuales.
El objetivo final de la contabilidad es poder elaborar las cuentas por tanto, nos tiene que permitir elaborar cualquier programa contable.
Por último,un factor no menos importante es que nos permita adaptar el plan contable que hayamos dado de alta a la empresa nuestras necesidades: crear cuentas, anular cuentas, elaborar libros de facturas emitidas y recibidas, registros de facturas emitidas y recibidas, extraer listados del diario del mayor y poder realizar consultas de diferentes formas todo eso en cualquier software contable.
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