En España, los servicios de externalización contable o el bpo contabilidad se regula por diversas normas, que se pueden dividir en dos categorías: 

Normas generales: 

• Código de Comercio: Establece las obligaciones contables de las empresas, incluyendo la llevanza de libros de contabilidad, la elaboración de cuentas anuales y la presentación de impuestos. 
• Ley General Tributaria: Regula los derechos y obligaciones de los contribuyentes en materia fiscal, incluyendo la obligación de presentar declaraciones de impuestos y pagar los tributos correspondientes. 
• Real Decreto 1514/2007: Aprueba el Plan General de Contabilidad, que establece las normas contables que deben seguir las empresas en la elaboración de sus cuentas anuales. 

Normas específicas: 

• Ley 5/2012, de 29 de octubre, de Mediación en asuntos civiles y mercantiles: Regula la mediación como método alternativo de resolución de conflictos, incluyendo los conflictos relacionados con la externalización de la contabilidad y fiscalidad. 
• Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización: Establece medidas para facilitar la creación de empresas, incluyendo la posibilidad de externalizar la gestión contable y fiscal. 
• Real Decreto 875/2014, de 10 de octubre, por el que se regulan las obligaciones de facturación: Regula la emisión y conservación de las facturas, que son un documento esencial para la contabilidad y la fiscalidad. 

Los servicios de contabilidad externos son una opción que ofrece una serie de ventajas significativas para las asesorías, lo que puede conducir a una gestión más efectiva y a una mejora en la calidad del servicio al cliente. Uno de los principales beneficios de la externalización de contabilidad es la especialización y experiencia que estos proveedores suelen tener en diversas áreas contables y fiscales, lo que agrega valor a los servicios ofrecidos por la asesoría. 

Otro aspecto positivo es la reducción de costos que puede lograrse mediante la externalización, ya que elimina la necesidad de contratar personal adicional o invertir en tecnología avanzada. Además, al delegar tareas contables, la asesoría puede mejorar su eficiencia operativa y concentrarse en actividades estratégicas y en la atención al cliente. 

La externalización de contabilidad también brinda acceso a tecnología avanzada y proporciona flexibilidad y escalabilidad para adaptarse a las necesidades cambiantes del trabajo. Además, puede ayudar a mitigar riesgos asociados con el cumplimiento normativo y los errores humanos, ya que los proveedores externos suelen estar al tanto de las últimas regulaciones y cuentan con estrictos controles de calidad. 

En situaciones de ausencias imprevistas o cambios en el personal, contar con un servicio externo asegura la continuidad de las operaciones contables y fiscales. Asimismo, la especialización y recursos adicionales que aporta un servicio externo pueden mejorar la calidad del servicio ofrecido a los clientes, aumentando su satisfacción y lealtad. 

Al externalizar las tareas contables, la asesoría puede centrarse en su negocio principal y en estrategias de crecimiento, como la captación de nuevos clientes. Por último, un proveedor externo puede ofrecer una perspectiva objetiva sobre las prácticas contables y fiscales de la asesoría, identificando oportunidades de mejora y eficiencia. 

En definitiva, los servicios de contabilidad externos pueden ser una extensión valiosa de los recursos de una asesoría, respaldando la entrega de servicios de alta calidad, manteniendo la competitividad y facilitando su crecimiento y desarrollo.
 

Los despachos que más se benefician de la externalización de contabilidad de sus clientes son: 

1. Pequeños y medianos despachos:

• Reducen costes: No necesitan invertir en infraestructura, software o personal especializado en contabilidad y fiscalidad. 
• Mayor eficiencia: Se enfocan en actividades estratégicas y de alto valor para sus clientes. 
• Acceso a experiencia especializada: Cuentan con el apoyo de profesionales expertos en contabilidad y fiscalidad. 

2. Despachos con alta carga de trabajo:

• Equilibran la carga de trabajo: Externalizan tareas repetitivas y tediosas, liberando tiempo para atender a sus clientes. 
• Reducen el estrés: Evitan el sobrecargo de trabajo y la presión por cumplir con plazos ajustados. 
• Mejoran la satisfacción del cliente: Ofrecen un servicio más eficiente y de mayor calidad. 

3. Despachos que buscan especializarse en otras áreas:

• Enfocan su expertise: Se concentran en áreas que generan mayor valor para sus clientes, como asesoramiento legal o estratégico. 
• Amplían su oferta de servicios: Ofrecen un servicio integral a sus clientes, incluyendo contabilidad y fiscalidad. 

• Se diferencian de la competencia: Ofrecen un valor único y diferencial a sus clientes. 

5. Despachos que buscan flexibilidad:

• Escalan sus servicios: Adaptan la gestión contable y fiscal a las necesidades cambiantes de sus clientes. 
• Optimizan costes: Pagan solo por los servicios que necesitan. 
• Se adaptan a las necesidades del cliente: Ofrecen un servicio personalizado y flexible. 

En general, cualquier despacho puede beneficiarse de un servicio contable externo. Es importante elegir un proveedor de servicios bpo contabilidad con experiencia, confiable y que se adapte a las necesidades específicas de cada despacho como es Cegid Club del Asesor. 

Las asesorías contables y fiscales suelen enfrentarse a picos de trabajo en ciertos periodos del año debido a fechas límite impuestas por la legislación y la naturaleza cíclica de ciertas obligaciones contables y fiscales. Estos picos de trabajo suelen coincidir con: 

1. Cierre del ejercicio fiscal y contable: El cierre anual de cuentas es uno de los momentos más intensos del año para las asesorías. Esto implica revisar y cerrar los libros contables, preparar las cuentas anuales y asegurarse de que todo esté en conformidad con la normativa vigente.

2. Temporada de impuestos: En muchas jurisdicciones, hay fechas límite específicas para la presentación de declaraciones de impuestos, como el impuesto sobre la renta de las personas físicas (IRPF), impuesto sobre sociedades, IVA trimestral o anual, entre otros. Estos periodos suelen generar un volumen de trabajo significativamente mayor.

3. Plazos de presentación de IVA: Las empresas deben presentar sus declaraciones de IVA de manera periódica (mensual, trimestral o anual), lo que puede generar picos de trabajo en torno a los plazos de presentación.

4. Pagos fraccionados de impuestos: Los pagos a cuenta, como los pagos fraccionados del Impuesto sobre Sociedades o pagos a cuenta del IRPF para autónomos y profesionales, también pueden aumentar la carga de trabajo de las asesorías.

5. Inspecciones y requerimientos fiscales: Las inspecciones de las autoridades tributarias o los requerimientos para proporcionar información adicional pueden surgir en cualquier momento y requieren respuestas rápidas y detalladas, lo cual puede generar un trabajo adicional significativo.

6. Cambios en la legislación: La introducción de nuevas leyes o cambios en la legislación fiscal y contable pueden requerir un esfuerzo adicional para entender las implicaciones, actualizar los sistemas y procesos, y comunicar estos cambios a los clientes.

7. Inicio del año fiscal: El comienzo de un nuevo año fiscal puede ser un momento de mucho trabajo para las asesorías, ya que deben prepararse para el ciclo de cumplimiento del nuevo año, actualizar los calendarios fiscales y asegurarse de que los clientes estén informados sobre sus obligaciones.

8. Integración de nuevos clientes: La incorporación de nuevos clientes puede requerir un esfuerzo inicial considerable para recopilar y revisar la documentación contable y fiscal, entender las operaciones del negocio y establecer procedimientos adecuados.

Para manejar estos picos de trabajo, las asesorías pueden emplear estrategias como contar con un servicio contable externo la contratación de personal temporal, el uso de software de automatización, la implementación de sistemas de gestión del tiempo y la planificación anticipada.  

BPO son las siglas de “Business Process Outsourcing”, que se traduce al español como “Subcontratación de Procesos de Negocio”. Este término se refiere a la práctica de contratar a un proveedor de servicios externo para que realice tareas y funciones específicas que son necesarias para el funcionamiento de la empresa, pero que no están directamente relacionadas con su núcleo de negocio principal. 

El BPO puede incluir una amplia variedad de funciones empresariales, como: 

• Servicios de atención al cliente y soporte técnico 
• Gestión de recursos humanos y nómina 
• Contabilidad y finanzas 
• Procesamiento de datos y administración de bases de datos 
• Marketing y ventas 
• Compras y gestión de la cadena de suministro 
• IT y desarrollo de software 

Las empresas suelen optar por el BPO por varias razones, como reducir costos, acceder a tecnología y habilidades especializadas, mejorar la calidad del servicio, centrarse en su core business, y aumentar la flexibilidad y escalabilidad de sus operaciones. 

Los servicios de subcontratación contable te permiten ahorrar mucho tiempo en las tareas de contabilidad de tus clientes. Ahorrar tiempo te permite: 

• Enfocarte en actividades estratégicas: Puedes dedicar más tiempo a tareas que generen valor para tu negocio, como la captación de nuevos clientes, la gestión de relaciones con clientes o la planificación estratégica. 
• Mejorar la atención al cliente: Puedes ofrecer un servicio más personalizado y de mayor calidad a tus clientes. 
• Reducir el estrés: Puedes evitar el sobrecargo de trabajo y la presión por cumplir con plazos ajustados. 
• Crecer tu negocio: Puedes dedicar más tiempo a la expansión de tu negocio y a la búsqueda de nuevas oportunidades.  

Los servicios de contabilidad externos no solo ofrecen un ahorro significativo de tiempo sino también acceso a un equipo de profesionales especializados que cuentan con un conocimiento profundo de las normativas fiscales y contables. Esto garantiza que la información financiera de tus clientes esté siempre actualizada y cumpla con los estándares legales, reduciendo el riesgo de errores y las posibles sanciones asociadas a un incumplimiento. Además, la externalización permite optimizar los recursos internos, redistribuyendo la carga de trabajo de manera más eficiente y permitiendo que tu equipo interno se enfoque en fortalecer las competencias clave de la asesoría. En conjunto, estos factores hacen que puedas ofrecer un servicio más robusto y competitivo, facilitando la retención de clientes existentes y atrayendo a nuevos gracias a la calidad y amplitud de tus servicios. 

Un servicio contable externo puede ser un aliado muy valioso para tu asesoría, permitiéndote enfocarte en lo que realmente importa: la satisfacción de tus clientes. Para saber si necesitas este servicio, te dejamos algunas situaciones que te pueden hacer ver que es el momento ideal para considerar externalizar la contabilidad y fiscalidad de tu asesoría: 

• Aumento de la carga de trabajo: Si tu cartera de clientes crece o se vuelve más compleja, la carga de trabajo contable y fiscal puede aumentar considerablemente. Externalizar estos servicios te permitirá liberar tiempo para que te dediques a actividades estratégicas de mayor valor.
• Falta de experiencia o recursos: Si no cuentas con personal contable especializado o con las herramientas tecnológicas adecuadas, externalizar la contabilidad te permitirá acceder a la experiencia y recursos de profesionales expertos en el área.
• Reducción de costes: Contratar un servicio contable externo puede ser más económico que mantener un departamento interno de contabilidad, especialmente si tu volumen de trabajo es variable.
• Cumplimiento normativo: La normativa contable y fiscal es compleja y cambiante. Externalizar la contabilidad te asegura que un equipo de expertos se encargue de cumplir con todas las obligaciones y evitará errores o multas.
• Mayor control y seguridad: Los proveedores de servicios contables externos suelen ofrecer plataformas online que te permiten acceder a la información financiera de tus clientes en tiempo real, brindándote un mayor control y seguridad sobre la gestión contable.
• Mejora en la toma de decisiones: La información contable precisa y actualizada que te proporciona un servicio externo te permitirá tomar decisiones estratégicas más informadas y basadas en datos.
• Escalabilidad y flexibilidad: Externalizar la contabilidad te permite adaptar la gestión contable a las necesidades cambiantes de tu asesoría. Puedes aumentar o disminuir los servicios contratados en función del volumen de trabajo.